電子帳簿保存法に対応したファイル名のつけ方と索引簿の作り方

メールに添付された請求書のPDF、ネットショップの領収書、クラウドサービスの利用明細。こうした電子データで受け取った取引の書類は、印刷して紙で保存するだけでは足りず、電子データのまま保存する必要があります。

この記事では、電子帳簿保存法で決められている電子取引データの保存ルールのうち、専用のシステムがなくても対応できる方法を中心に、検索要件を満たすファイル名のつけ方と索引簿の作り方を説明します。

電子取引データの保存が必要な書類

電子帳簿保存法では、所得税と法人税の帳簿書類を保存する義務がある人が電子取引を行った場合、その取引データを保存しなければならないと定めています。法人だけでなく、個人事業者も対象です。

電子取引とは、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに通常書かれる情報を、電子データでやりとりする取引のことです。国税庁は次のようなものを例に挙げています。

• 取引先からメールで受け取ったPDFの請求書や見積書
• ネットショップで買った商品の、サイトからダウンロードする領収書
• インターネットでだけ確認できるクレジットカードやネットバンキングの明細
• EDIやクラウドサービスで受け取った納品書や請求書

受け取ったものだけでなく、自分が電子データで送った請求書なども対象です。

保存のルールは3つ

国税庁のパンフレットでは、原則的な保存のルールを次の3つにまとめています。

1. 改ざん防止のための措置をとる
2. データを確認するディスプレイやプリンタなどを備え付ける
3. 日付・金額・取引先の3つで検索できるようにする

改ざん防止は、次のどれか1つを行えば足ります。

• タイムスタンプが付いたデータを受け取る
• 受け取ったデータにタイムスタンプを付ける
• 訂正や削除の履歴が残る、または訂正削除ができないシステムで受け取り・保存する
• 訂正削除の防止に関する事務処理規程を作り、備え付けて運用する

専用のシステムを使わない場合は、最後の事務処理規程が現実的です。国税庁のサイトに、法人用と個人事業者用の規程のサンプルが載っています。ディスプレイやプリンタは、性能や台数の決まりはありません。

検索要件の中身

検索の要件は、次の3つを満たすことです。

• 取引年月日・取引金額・取引先で検索できる
• 日付または金額は、範囲を指定して検索できる
• 2つ以上の項目を組み合わせて検索できる

ただし、税務調査のときに税務職員からデータのダウンロードを求められたら応じられるようにしておけば、範囲指定と組み合わせの検索は不要です。さらに、次のどちらかに当てはまる場合は、ダウンロードの求めに応じられるようにしておくことで、検索の要件そのものが不要になります。

• 基準期間（通常は2年前）の売上高が5,000万円以下
• データを印刷した書面を、取引年月日と取引先ごとに整理して提示・提出できる

小規模な事業者でも、ファイルに規則的な名前を付けておけば、調査のときにも自分で探すときにも困りません。

規則的なファイル名のつけ方

専用のシステムがなくても、ファイル名に日付・金額・取引先を統一した順序で入れておけば、検索の要件を満たすと国税庁は説明しています。この方法を使う場合も、税務調査でのダウンロードの求めに応じられるようにしておくことが前提です。国税庁が例に挙げているのは次の形です。

2021年1月31日に株式会社霞商店から受け取った110,000円の請求書 → 20210131_㈱霞商店_110000

ファイル名をつけるときのポイントは次のとおりです。

• 日付は和暦でも西暦でもかまいませんが、混ぜると抽出の妨げになるので、どちらかに統一する
• 日付は 20261015 のように8桁にそろえると、名前順に並べたときに日付順になる
• 金額はカンマや円を付けず、数字だけにする
• 取引先ごとにフォルダを分けて保存する場合は、ファイル名に日付と金額を入れておけばよい

国税庁の一問一答には、取引先ごとに分けたフォルダに、日付と金額を入れた名前で保存する方法も、検索の要件を満たすとあります。

ツールで選べる命名規則

ファイル名 一括リネームでは、ファイルをまとめて選び、表で取引日・取引先・金額・種別を確かめてから、同じ規則の名前に変えたZIPを保存できます。2026年10月15日に㈱霞商店から受け取った110,000円の請求書なら、命名規則ごとに次の名前になります。

日付は数字8桁に、金額は数字だけに直して入れます。ファイル名に使えないスラッシュ・コロン・アスタリスク・疑問符などは、アンダースコアに置き換えます。同じ名前が2つできたときは、後のファイルの末尾に _2、_3 を付けて上書きを防ぎます。元の拡張子とファイルの中身は変えません。

元のファイル名からの推測は必ず確かめる

ツールは、元のファイル名に含まれる8桁や年月日の形の日付と、金額らしい3桁以上の数字を初期値として入れます。

3つ目のように、請求書番号を金額と読み違えることがあります。取引先は推測しないので、表で入力します。保存する前に、PDFを開いて日付と金額を見比べてください。

索引簿を作って検索できるようにする

ファイル名に情報を入れる代わりに、表計算ソフトで一覧表（索引簿）を作る方法もあります。国税庁の例では、ファイル名に通し番号を付け、Excelなどの表に番号・日付・金額・取引先を入力します。表計算ソフトのフィルタで範囲指定や組み合わせの抽出ができれば、検索の要件を満たすとされています。

ツールの索引簿CSVには、元のファイル名・変更後のファイル名・取引日・取引先・金額・種別が1行ずつ入ります。変更後のファイル名がそのまま対応表になるので、通し番号の代わりに使えます。CSVはExcelで開きやすいUTF-8 BOM付きです。

規則的なファイル名と索引簿を両方用意しておくと、フォルダでもExcelでも探せるので、調査のときに慌てずに済みます。

複数の請求書が1つのPDFに入っているとき

1つのPDFに複数月や複数件の請求書が入っていることがあります。国税庁の一問一答では、受け取ったPDFを取引ごとに、内容を変えずに単に分割することは合理的な編集の範囲内とされています。分割したファイルに規則的な名前を付けて管理し、ダウンロードの求めに応じられるようにしておけば、検索の要件を満たすと考えられるとしています。分割はPDF 結合・分割のページ抽出で行えます。

ルールどおりに保存できないときの猶予措置

システムの準備が間に合わないなど、原則のルールに従って保存できない場合でも、次の2つを両方満たせば、データを保存しておくだけで足りる猶予措置があります。

• 原則どおり保存できなかったことについて、所轄の税務署長が相当の理由があると認める
• 税務調査のときに、データのダウンロードの求めと、データを印刷した書面の提示・提出の求めに応じられる

事前の届出は不要です。人手不足、システム整備の資金不足、システム整備が間に合わないなども、相当の理由として認められるとされています。まずはデータを消さずに保存しておくことが大切です。

よくある質問

受け取ったPDFを印刷して紙で保存すれば足りますか

足りません。電子取引で受け取ったデータは、電子データのまま保存する必要があります。印刷した書面は、猶予措置などで提示を求められたときに使うものです。

事務処理規程はどう作ればよいですか

国税庁のサイトに、電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程のサンプルが、法人の例と個人事業者の例に分けて載っています。自分の事業に合わせて書き換え、備え付けたうえで、規程どおりに運用します。索引簿の作成例のExcelも同じページにあります。

保存する場所に決まりはありますか

取引先ごとや月ごとなど決めたフォルダにまとめ、合理的な理由なく保存先が散らばらないようにします。保存期間や細かい要件は事業者の状況で変わるので、国税庁の特設サイトや税務署で確かめてください。