Googleフォームの問い合わせ・予約をカンバンでタスク管理する方法

問い合わせや予約の受付にGoogleフォームを使うと、回答はスプレッドシートにたまっていきます。ただ、スプレッドシートの行を眺めるだけでは、どれに返信したか、誰が担当か、どれが止まっているかが見えにくくなります。件数が増えるほど、返信漏れが起きやすくなります。

この記事では、フォームの回答を1件ずつカードにして、対応の状況ごとに列へ並べるカンバン方式の管理方法と、Googleフォーム連携カンバンでそれを実現する手順を説明します。

スプレッドシートだけで管理すると起きること

フォームの回答をスプレッドシートで管理するとき、多くの人は対応状況の列を足して、対応中や完了と書き込みます。この方法には次のような弱点があります。

• 新しい回答が下に追加されるので、未対応の行を探すのに毎回スクロールが必要になる
• 対応状況の書き方が人によって違い、済・完了・OK が混ざる
• 返信待ちのまま止まっている案件に気づきにくい
• 複数人で同じ行を同時に開いて、二重に返信してしまう

カンバンは、仕事を1枚ずつのカードにして、状況ごとの列に並べる管理方法です。カードを左から右へ動かすだけで状況が変わり、どの列に何枚あるかがひと目で分かります。

問い合わせ管理に向いた列の作り方

列は、対応の段階をそのまま並べます。ツールの初期設定は次の4列です。

返信待ちの列を分けておくのがポイントです。こちらの作業は終わっていても、相手から返事がないまま止まっている案件は、対応中に混ぜると見落とします。返信待ちの列が増えてきたら、催促の連絡をする合図になります。

予約の受付なら、新規・日程調整中・予約確定・来店済み のように、業務の流れに合わせて列名を変えられます。設定の列タブで、1行に1つずつ列名を書きます。一番上の列にフォームの回答と新しいタスクが入り、一番下の列は完了の扱いになります。

フォームの回答をカードとして取り込む仕組み

フォームの回答を取り込むには、回答をスプレッドシートに保存しておき、そのスプレッドシートにApps Scriptをつなぎます。Googleのヘルプによると、フォームの回答タブから回答の保存先を選び、新しいスプレッドシートを作るか既存のものを選べます。

Apps Scriptは、Googleのスプレッドシートなどで動く小さなプログラムです。ウェブアプリとして公開すると、決まったURLにアクセスしたときに処理が動きます。カンバンはこのURLに定期的に問い合わせ、まだ取り込んでいない回答を新規の列のカードとして受け取ります。

• 開いているカンバンは、タブを表示している間おおむね1分ごとと、タブに戻ったときに同期します
• 新しい回答が届くと、列の見出しに未読の件数が表示されます
• カードのフォーム回答の欄を開くと、すべての回答項目を確かめられます

カードのタイトルには、回答の最初の質問の答えが入ります。最初の質問をお名前にしておくと、誰からの問い合わせかがタイトルで分かります。

担当・種別・優先度・期限を決める

カードには、担当・種別・優先度・期限・メモを付けられます。設定のマスタタブで選択肢を決めておくと、入力はプルダウンから選ぶだけになり、表記ゆれが起きません。

同じ列の中では、優先度の高いカードが上に並びます。期限を過ぎたカードは赤く表示され、完了の列に移すと赤い表示が消えます。上部の検索欄ではタイトル・メモ・フォームの回答内容から探せ、担当や種別での絞り込みもできます。

テンプレートで初動をそろえる

問い合わせの種類ごとに、最初にやることはだいたい決まっています。テンプレートを登録しておくと、タイトル・担当・種別・優先度・期限・メモをまとめて入れたカードを作れます。

テンプレートの例です。

• テンプレート名: 見積依頼
• タイトル: 見積作成 {お名前}
• 担当: 営業の担当者
• 種別: 見積依頼
• 期限: 作成日から3日後
• メモ: □ 要件確認 □ 見積送付 □ フォロー連絡

タイトルの {お名前} の部分は、フォームの質問名を波かっこで囲んだものです。フォームの回答に使うテンプレートとして指定すると、取り込んだ回答の値に置き換わり、担当や期限も最初から付いた状態でカードになります。期限は回答が届いた日から数えます。メモにチェックリストを書いておけば、誰が担当しても同じ手順で進められます。

チームで共有する設定

カンバンを保存して複数の端末やメンバーで共有するには、保存先の設定でApps Scriptを接続します。手順は保存先の設定ページに画像付きで載っていて、作業はおよそ10分です。

1. フォームの回答タブで、回答をスプレッドシートにリンクする
2. 開いたスプレッドシートで、拡張機能のApps Scriptを開く
3. 設定ページでコピーしたコードを貼り付けて保存する
4. デプロイで新しいデプロイを選び、種類をウェブアプリにする
5. 次のユーザーとして実行を自分、アクセスできるユーザーを全員にしてデプロイし、アクセスを承認する
6. 表示されたURLを設定ページに貼り付けて、接続テストをする

アクセスできるユーザーを全員にしても、使えるのはURLと合言葉の両方を知っている人だけです。URLと合言葉は公開の場所に載せないでください。

接続すると、カード・列・マスタ・テンプレートは自分のスプレッドシートに保存され、つないだメンバー全員が同じ設定で使えます。当サイトのサーバーはデータを中継しません。通信できなかった変更は、開いているタブで再送を待ちます。

接続していない状態でもカンバンは使えますが、入力した内容は開いているタブにだけ残り、タブを閉じると消えます。JSON出力でファイルに書き出しておけば、JSON読込で戻せます。

見積書・請求書までつなげる

問い合わせが見積もりや受注に進んだら、カードを開いて見積書を作る、請求書を作るを押すと、請求書・見積書・領収書 作成にカードのタイトルを件名として引き継げます。作った書類はカードに表示されます。

書類一覧でカードにつながった請求書をすべて入金済みにすると、そのカードは自動で一番右の列に移ります。問い合わせから入金まで、1枚のカードで追えます。

よくある質問

フォームの回答を消したり書き換えたりするとどうなりますか

カンバンは、回答用のスプレッドシートから、まだ取り込んでいない回答を新しいカードとして追加します。取り込み済みのカードは、カンバン用のシートに別に保存されます。重要な問い合わせは、元のフォームの回答も残しておいてください。

フォーム以外の電話やメールの問い合わせも載せられますか

載せられます。上部の＋ タスク追加で、手でカードを作れます。電話で受けた予約やメールの相談も同じ列に並べておけば、受付の経路が違っても対応の状況を1か所で見られます。テンプレから作成を使えば、よくある依頼は担当や期限まで入った状態で作れます。

1件の問い合わせで作業が複数に分かれるときは

見積もりと現地調査のように作業が分かれる場合は、カードを作業ごとに分けると担当と期限をそれぞれ付けられます。1人で進めるなら、カードのメモにチェックリストを書いて1枚で管理する方法でもかまいません。

スマートフォンでも使えますか

使えます。スマートフォンではカードをドラッグする代わりに、カードの下にある左右のボタンで列を移動します。

Googleでログインする保存方式ではだめですか

このサイトの請求書や取引先などはGoogleでログインする方式でも保存できますが、カンバンの保存とフォームの取り込みにはApps Scriptの接続が必要です。