顧客名簿の住所・電話番号・全角半角を整えて、重複を見つける方法

問い合わせフォーム、名刺、展示会のリスト、古い顧客台帳。いろいろな経路で集めた名簿は、同じ人が全角と半角で2回登録されていたり、電話番号のハイフンがばらばらだったりします。このままだと、宛名ラベルの差し込みや地域別の集計、重複のチェックがうまくいきません。

この記事では、名簿を整える順番と、住所・郵便番号・電話番号の表記をそろえる考え方を説明します。重複の見つけ方も、実際の変換例で紹介します。

名簿を整える順番

表記ゆれは、直す順番を間違えると二度手間になります。次の順で進めると効率よく整います。

1. 元のデータを保存しておく（整形は戻せないことがあるため）
2. 文字の種類をそろえる（全角英数字を半角に、半角カナを全角に）
3. 空白を整理する（前後の空白を消し、連続した空白を1つに）
4. 郵便番号・電話番号の書き方をそろえる
5. 住所や氏名を列に分ける
6. 重複を探す

重複の確認を最後にするのは、表記がそろってからでないと同じ人を同じと判定できないからです。

全角・半角と空白のゆれを直す

名簿でよく見るゆれは次のようなものです。

名簿・住所の整形の全角英数→半角は、英数字だけでなく全角のかっこ・ハイフン・コロンなどの記号も半角にします。カタカナは変えません。空白の整理は、全角の空白を半角にしてから、前後の空白を消し、続いた空白を1つにまとめます。

半角カナ→全角の変換は、Unicodeの正規化（NFKC）で行います。このため全角英数字が半角になり、㈱ は (株)、① は 1 に変わります。丸数字や記号を残したい列には使わないでください。

郵便番号は7桁の数字で確かめる

郵便番号は7桁の数字です。日本郵便は、大口の事業所に個別の7桁の郵便番号も割り当てています。表記は 100-8978 のように3桁と4桁の間にハイフンを入れる形が一般的です。

数字だけを取り出して7桁なら 3桁-4桁 の形にします。最後の例のように7桁にならないものは、半角にするだけで形を変えません。整形後にハイフンが入っていない郵便番号は、入力ミスか桁の欠けを疑って元の資料と照らし合わせます。市町村の合併などで郵便番号が変わることもあるので、古い名簿は日本郵便の郵便番号検索で確かめると確実です。

電話番号はハイフンの位置を推測しない

固定電話の番号は 0・市外局番・市内局番・加入者番号 の組み合わせです。総務省によると、市外局番は1〜4桁、市内局番も1〜4桁で、両方を合わせると5桁になります。つまり 03-1234-5678 と 0123-45-6789 のように、ハイフンの位置は地域によって変わります。携帯電話は070・080・090から始まる11桁、フリーダイヤルの0120は10桁です。

数字だけの電話番号に正しくハイフンを入れるには市外局番の一覧との照合が必要で、機械的に3桁ずつ区切ると間違えます。ツールの電話番号の変換は、市外局番を推測しません。次のように全角を半角にし、いろいろな種類のハイフンや長音記号を普通のハイフンにそろえるだけです。

数字・ハイフン・かっこ・プラス記号以外の文字は消えます。空白で区切った番号は区切りがなくなり、代表のような注記はかっこだけが残ります。注記がある行は、変換の前に備考の列へ移しておくときれいに整います。

住所を都道府県・市区町村・それ以降に分ける

地域別に集計したり、宛名ラベルで改行位置をそろえたりするには、住所を列に分けておくと便利です。ツールの住所分割は、まず先頭の47都道府県名を見つけます。続けて、政令指定都市の市と区、郡と町村、それ以外の市・区・町・村のどれかを市区町村として切り出します。

自動分割で確認が必要な住所

住所の書き方には例外が多く、文字のパターンだけでは正しく切れないものがあります。代表的なのは、市の名前の途中に市の字が入る自治体です。

どちらも、正しくは四日市市・廿日市市です。名前に郡の字を含む市（奈良県の大和郡山市など）も、郡と町村の組み合わせと見なされてずれることがあります。分割した後は、市区町村の列を並べ替えて見慣れない値がないか確かめ、ずれた行だけ手で直します。

都道府県が書かれていない住所は、都道府県の列が空になります。また、都道府県と市区町村の間に空白があると、市区町村の先頭に空白が残ります。分割の前に空白を消しておくと、この問題は起きません。

氏名を姓と名に分ける

氏名の分割は、姓と名の間の空白で分けます。空白が全角でも半角でもかまいません。

空白のない氏名は、どこで切るかを推測すると誤りが多いため、全体を姓の列に残します。差し込み印刷で姓だけを使う場合は、名が空の行を探して手で分けます。

重複する顧客の見つけ方

重複は、どの列が同じなら同じ人とみなすかを決めてから探します。氏名だけで探すと同姓同名を拾い、メールアドレスだけだと家族で共有しているアドレスを拾います。氏名と電話番号、氏名と郵便番号のように、2つ以上の列を組み合わせると精度が上がります。

ツールでは、列ごとの重複判定に使うにチェックを入れると、その列の値がすべて一致する行に色を付け、何行に重複候補があるかを表示します。比べるときは、全角英数字を半角にし、空白を整理し、英字の大文字と小文字を区別しません。山田　太郎 と 山田 太郎、ＹＡＭＡＤＡ と yamada は同じとみなします。

一方、半角カナと全角カナ（ﾔﾏﾀﾞ と ヤマダ）は別の値として扱います。先に半角カナ→全角を適用してから重複を探してください。重複の行は自動で消さないので、どちらを残すかは中身を見て決めます。

Excelの名簿を読み込んで書き出す

Excelやスプレッドシートで表を範囲選択してコピーし、そのまま貼り付けて読み込めます。1行目は見出しとして扱います。CSVファイルも選べ、引用符で囲まれたカンマや改行も読み取ります。

列ごとに変換を選んで適用し、結果を確かめてからCSVダウンロードで保存します。CSVはExcelで開いても文字化けしにくいUTF-8 BOM付きです。TSVをコピーを使えば、整えた表をExcelやスプレッドシートに直接貼り戻せます。名簿のデータはブラウザの中で処理され、外部に送られません。

よくある質問

住所の番地の全角数字も半角になりますか

住所の列に全角英数→半角を適用すれば、番地の数字やハイフンも半角になります。住所分割だけを選んだ場合は、数字の全角半角は変わりません。

変換を間違えたら元に戻せますか

ツールには元に戻す機能はありません。読み込み直せば元の状態から始められるので、元の名簿ファイルは別に保存しておいてください。

整えた名簿を請求書の宛先に使えますか

取引先の宛名や住所を請求書に使うなら、取引先台帳に登録しておくと、請求書・見積書・領収書 作成で選ぶだけで入力できます。